De gemeente Helmond werkt structureel aan maatregelen om de integriteit binnen de organisatie verder te waarborgen. Er is de afgelopen jaren dan ook veel aandacht aan dit onderwerp besteed. In juni van dit jaar hebben wij uw raad daarover via de commissie ABA bijgepraat. In deze Raadsinformatiebrief willen wij u informeren over de actuele stand van zaken.

Werken aan integriteit is een kwestie van regulier onderhoud. In dat kader zijn de afgelopen maanden enkele onderzoeken uitgevoerd. Het bureau Governance & Integrity (G84) heeft een analyse ambtelijk en politiek integriteitsbeleid uitgevoerd, en een risico-analyse integriteit bij de afdeling Werk en Inkomen (W&I).
De resultaten daarvan zijn in februari van dit jaar bekend gemaakt. Ook bent u hierover geïnformeerd in de commissie ABA van juni. In diezelfde periode ontving het college een brief van de gemeentelijke vertrouwenspersoon in het kader van de Regeling Melding Misstanden. De vertrouwenspersoon geeft aan dat hij een aantal meldingen heeft ontvangen van mogelijke integriteitsschendingen, en verzoekt het college om hier nader onderzoek naar te doen. De melding betreft vermoedens van onregelmatigheden c.q. integriteitsschendingen bij kredietverstrekking en bij het beheer van verstrekte leningen en heeft betrekking op de afdeling Werk en Inkomen (werkterrein Besluit bijstandverlening zelfstandigen (Bbz)).

Het advies van G&I en de brief van de vertrouwenspersoon waren aanleiding voor ons om enkele vervolgonderzoeken in te stellen: een zogenaamde collegiale toets van een aantal Bbz-dossiers, een benchmark en een interne verdiepingsslag, waarbij alle meldingen zeer zorgvuldig zijn onderzocht.

Uitkomsten collegiale toets en benchmark
In juni van dit jaar is door een college gemeente de rapportage uitgebracht over de uitgevoerde peer-review van 27 cliënt-dossiers van het Werkplein Helmond. Deze dossiers betreffen alle toekenningen Bbz in de periode 2011-2013. De onderzochte dossiers waren allemaal in orde met een aantal uitzonderingen.
De meldingen richten zich echter naast toekenningen ook op handelen in handhaving en terugvordering. Omdat dit niet in de peer-review betrokken was, is intern een vervolgactie uitgevoerd (zie verderop).
Voor de benchmark zijn de bestedingen en opbrengsten van kredietverstrekkingen Bbz van de gemeente Helmond in de periode 2007-2012 vergeleken met 12 gemeenten met een inwoneraantal tussen de 80.000-110.000. Deze vergelijking geeft voor de gemeente Helmond geen afwijkend beeld in negatieve zin.

Vervolgactie intern
Als vervolg op de collegiale toets zijn alle meldingen geïnventariseerd en heeft een verdieping plaatsgevonden naar de aard van de meldingen. De verdiepingsslag levert het volgende beeld op:

• Een deel van de meldingen heeft betrekking op een (vermoeden van) onregelmatigheid.
  In een aantal dossiers is sprake van een (vermoeden van) onregelmatigheid. De onregelmatigheden worden als volgt geduid:
  • Een medewerker verstrekt onder naam van een andere medewerker in meerdere gevallen opdrachten aan zijn eigen bedrijf. Er bestaat een vermoeden van valsheid in geschrifte en onrechtmatige verrijking.
  • Een onrechtmatige verstrekking van een Bbz-krediet met betrokkenheid van een externe medewerker.
  Beide constateringen zijn al eerder gedaan en hebben geleid tot aangifte bij de politie. De juridische procedure hierin loopt nog.
• Een deel van de meldingen is van beheersmatige aard.
  Bij de meeste meldingen is sprake van leemten op het gebied van efficiency en effectiviteit. Het gaat hierbij om onvoldoende interne controles, geen duidelijke kaders/richtlijnen en onvoldoende functiescheiding. Deze bevindingen bevestigen het beeld dat ook in de Risicoanalyse Integriteit van Governance & Integrity naar voren is gekomen.
• Een deel van de meldingen heeft betrekking op houding/ gedrag van medewerkers/management.
  De bevindingen uit de collegiale toets en de bevindingen uit de vervolgactie zijn besproken met het management van de afdeling Werk en Inkomen. Op basis van een reconstructie van de meldingen is bijzondere aandacht besteed aan de meldingen m.b.t. houding en gedrag van medewerkers en management. Met het management onderkennen wij dat de meldingen oprecht en terecht zijn.

De conclusies van deze verdiepingsslag bevestigen het beeld dat naar voren komt uit het advies van G&I. De opvolging van de bevindingen wordt dan ook betrokken in het verbetertraject dat al in gang is gezet naar aanleiding van de uitkomsten van de Risicoanalyse Integriteit.

Collegebesluit m.b.t. vervolgstappen
De afdeling W&l bevindt zich in een dynamische en hectische omgeving. De veranderingen blijven komen: op het programma voor 2014 staan nog de implementatie van de nieuwe Participatiewet, de aanscherping van de Wet werk en bijstand, de aansluiting van de gemeente Someren bij het Werkplein en de veranderingen in het kader van de regionale samenwerking. Voor zowel medewerkers als management zijn dit grote opgaven. Om het slagen van de veranderopgaven kracht bij te zetten ‘hebben wij besloten tijdelijk een implementatiemanager in te zetten, die het management van W&i ondersteunt in de uitvoering van het verbetertraject.
De aanbevelingen van G&l en de meldingen die wij via de vertrouwenspersoon hebben gekregen, worden meegenomen in het verbetertraject van de afdeling W&i zoals opgenomen in de uitvoeringsagenda 2014. De meldingen zelf worden hiermee afgerond. Dit is met de melders gecommuniceerd.

Reeds ingezette vervolgstappen
Organisatiebreed is inmiddels een groot aantal vervolgstappen gezet in het uitvoeringsprogramma 2014, zoals besproken in de commissie ABA van juni 2014. Inmiddels vinden zowel bestuurlijk, ambtelijk als met de raad gesprekken plaats over morele oordeelsvorming. Met uw raad is tijdens de introductiebijeenkomst aandacht besteed aan de thema’s dilemma’s en integriteit, er is een werkgroep ingesteld en in het voorjaar 2015 wordt een .bijeenkomst georganiseerd om het thema verder uit te diepen. Met burgemeester en wethouders zijn risicoprofielgesprekken gevoerd. Ambtelijk is bij diverse teams een training morele oordeelsvorming georganiseerd. Er is een integriteitcoördinator aangesteld ter ondersteuning van de burgemeester en de gemeentesecretaris. De regeling Melding Vermoedde Misstanden en de klachtenregeling voor ongewenst gedrag zijn aangepast en formeel van kracht. Er is een onderzoeksprotocol opgesteld en een richtlijn/profiel voor de functie van de vertrouwenspersoon. De gemeentesecretaris heeft een (meer) centrale rol toegedeeld gekregen.

Bij de afdeling W&I heeft een team van medewerkers deelgenomen aan de pilot-training morele oordeelsvorming. Inmiddels is extra capaciteit ingezet. Naast extra capaciteit‘op interne controle binnen de afdeling is vanuit het concern capaciteit vrijgemaakt ter ondersteuning van verbeteracties op het gebied van systemen, processen, inkoop en personeel. De inventarisatie van de gewenste verbeteringen is gereed; implementatie vindt plaats. Een aantal korte termijnacties uit de aanbevelingen is afgerond zoals systeemaanpassingen op het gebied van autorisaties en het herschrijven en toepassen van inkoopprocedures.

De urgentie voor integriteitsbevordering in zijn algemeenheid en binnen de 3 decentralisatie van het sociaal domein in het bijzonder, wordt landelijk ook erkend. In een brief van 16 oktober jl. vraagt minister Plasterk aandacht voor het toenemende belang van controlling, met name daar waar geldstromen een grote rot in de bedrijfsvoering spelen. Die controlling moet gericht zijn op risicoanalyse en management. De gemeente Helmond heeft daarin met de uitgevoerde Risicoanalyse Integriteit bij de afdeling W&l al een eerste stap gezet

Tot slot
Datgene wat blijkt uit de conclusies van G&I en uit wat de melders hebben aangedragen, is voor een groot deel bevestigd en doet er ook toe. Wij willen en zullen als organisatie hier ons voordeel mee doen. Via de vertrouwenspersoon zijn de melders op de hoogte gebracht van de vervolgstappen waartoe wij hebben besloten, en die u hierboven terugvindt. Met de melders wordt, daar waar nodig, gekeken welke (na)zorg richting hen nodig is. Daarnaast blijft de gemeente Helmond structureel werken aan maatregelen om de integriteit binnen de organisatie verder te waarborgen, en zullen wij u als raad periodiek blijven infomeren over de stand van zaken m.b.t. de uitvoeringsagenda 2014.

Wij zullen deze Raadsinformatiebrief agenderen voor de raadscommissie ABA op 15 december 2014.