11reacties

Vanaf 2016 papierloze raadsvergaderingen

De Helmondse gemeenteraad gaat vanaf 1 januari papierloos vergaderen. Raads- en commissieleden krijgen de vele vergaderstukken niet meer op papier, maar alleen nog via de iPad die zij van de gemeente in bruikleen krijgen. Dat is in het kort het voorstel van B&W dat donderdag 24 september door de raadsleden wordt besproken en naar alle waarschijnlijkheid wordt aangenomen.
Gebruiksgemak (iedereen heeft altijd alle stukken in de meest recente versie), kostenbesparing (aldus andere gemeenten die al papierloos vergaderen) en duurzaamheid worden als de voordelen van dit papierloos vergaderen gezien. Dat papierloos werken gaat naar schatting 45.000 euro kosten voor de 70 bruikleen-iPads à ± 600 euro excl. BTW. Voorstel is om iPads aan te schaffen zonder 3G/4G-aansluiting. Op veel plaatsen en ook in de raadzaal is immers een wifinetwerk beschikbaar. De capaciteit in de raadzaal zal daartoe uitgebreid worden naar een 100 gebruikers tegelijk.
“De investering voor papierloos vergaderen (45.000 euro) kan gedekt worden uit de besparing met betrekking tot druk-, papier- en portokosten. Daarnaast kunnen de jaarlijkse exploitatielasten (10.000 euro) gedekt worden uit deze besparing” aldus B&W in hun raadsvoorstel (pdf).
De iPads worden telkens gedurende 1 raadsperiode gebruikt en afgeschreven. De huidige raadsperiode duurt echter nog maar 2,5 jaar. Daarom zal die afschrijfperiode nu 2,5 jaar zijn en kunnen de gebruikers de iPads aan het eind van de raadsperiode tegen restwaarde kopen. Vanaf 2018 worden de iPads dan telkens voor een periode van 4 jaar aangeschaft, gebruikt en afgeschreven.
De eerste 3 maanden van 2016 krijgt iedereen de vergaderstukken zowel digitaal als op papier. Dit om de overgang naar de nieuwe manier van vergaderen soepel te laten verlopen. Daarna worden ze uitsluitend digitaal beschikbaar gesteld.
Voor de voorjaarsnota, programmabegroting en jaarverantwoording wordt een  uitzondering gemaakt. Die stukken zijn zo omvangrijk dat het wenselijk is om die nog wel op papier beschikbaar te stellen.
Op 1 oktober 2013 werd besloten om te starten met een proef met papierloos vergaderen. Daaraan deed een gevarieerde groep van 15 personen mee middels iPad en de de vergaderapp Notubox. Eind 2014 werd die proef geëvalueerd. Conclusie was dat het even wennen was, maar dat 12 personen voorstander bleken van dit papierloos vergaderen.